Правильно укажите получателя претензии. Проверьте сведения о должнике в соответствии с данными ЕГРЮЛ на сайте ФНС (вот ссылка https://egrul.nalog.ru/): название и юридический адрес (сведения об адресе ИП в выписке не указываются). Важно отметить, что претензия адресована должнику (компании), а не директору этой компании. Поэтому направление претензии на домашний адрес директора не является надлежащим соблюдением досудебного порядка урегулирования спора.

Во избежание каких-либо вопросов у суда, требование об оплате долга следует называть "претензия".

Укажите основание возникновения обязательств. Чаще всего это договор с номером и датой его заключения, спецификация или дополнительное соглашение. Далее следует перечисление обстоятельств спора, например, факт поставки или выполнения работ (укажите документы), согласованная дата платежа или порядок её определения (например, 30 дней после поставки), а также факт неисполнения обязательства по оплате.

Это важный раздел, в котором следует указать нормы права, регулирующие отношения сторон (например, для поставки это глава 30 Гражданского кодекса, статьи 506-524, а также общие нормы о надлежащем исполнении обязательств (ст.ст.309, 310, 486 и др.).

Что вы требуете, какую сумму? Здесь же указывается ваше требование о выплате неустойки или процентов за пользование чужими денежными средствами. Можно пользоваться онлайн-калькуляторами, но мы рекомендуем использовать для этого MS Excel, Google Таблицы или аналоги, так как это позволяет избежать ошибок в расчетах.
Часто указывают срок исполнения обязательства (например, 3 дня после получения претензии), а также последствия невыполнения требования (обращение в суд), но эти элементы не являются обязательными.

Претензию следует направить по юридическому адресу должника ценным письмом с описью вложения. Это требуется для того, чтобы должник в суде не заявил, что вместо претензии вы направили что-то иное (например, акты или УПД, поздравительную открытку и т.п.).
Альтернатива - электронные заказанные письма Почты России.